Mon espace exposant


Depuis une dizaine d’années, l’association des Amis du Domaine de Villarceaux organise de nombreux évènements à destination d’un public varié et toujours plus important. La participation d’artisans, producteurs et associations répond à la fois à vos demandes et à une de nos missions qui est la promotion du Domaine, valorisation de l’artisanat et rapprochement social.

Principe

A la suite des premiers évènements, tâtonnement au niveau organisation et surtout découverte du monde de l’artisanat et des producteurs, nous avons progressivement mis en place un principe de participation à nos évènements.
Souhaitant garder une démarche associative et humaine, nous avons toujours à cœur de fidéliser les participants appréciant le Domaine et notre démarche, au-delà de l’aspect purement marchand.
Nous aidons les activités qui débutent en fonction de critères de qualité et d’originalité. Nous veillons à proposer aux visiteurs des produits de créateurs en rapports avec le type d’évènement annoncé. Nous privilégions toujours la qualité à la quantité, en ayant à cœur que chacun puisse travailler.
Aussi, nous privilégions, en fonction du caractère de l’évènement (thème, nombre de visiteurs, période), un ou deux exposants par famille de produits. Sur des évènements importantes, comme la Féerie de Noël, nous renouvelons les artisans à 40%, avec un principe de liste d’attente et du nombre de participation sur Villarceaux.
Avoir participé à un évènement, n’implique pas d’être reconduit l’année suivante. Il faut à nouveau faire une demande.

Lieux d'exposition

Le lieux d’exposition sur le Domaine est fonction du thème, de la disponibilité des locaux et de l’accès de s visiteurs :

  • Journées Européennes des Métiers d’Art : A l’intérieur des communs du Manoir de Ninon, au rez-de-chaussée.
  • La Nuit des Musées : A l’intérieur des communs du Manoir de Ninon, au rez-de-chaussée.
  • Les Historiques de Villarceaux : Sous barnums ou tentes personnelles type médiéval ou renaissance. Principalement dans la cour des communs et aux abords du Manoir de Ninon. Pour les artisans d’Art et d’Histoire, dans les communs et la cour.
  • Journées du Patrimoine Gourmand : Sous barnums, dans la cour. Pour les artisans, salle des communs et grange.
  • Fête des Plantes : Sur l’herbe, pour les producteurs. Pour les artisans, sous barnums, dans la cour.
  • Féerie de Noël : A l’intérieur des communs (places réduites), sous barnums, dans la cour.

Participation financière

L’Association ne percevant aucune subvention pour ses activités et évènements, il est demandé aux exposants une participation financière pour la prise en charge de la logistique (location, communication, navette transport visiteurs, matériel).
Le montant de cette participation tient compte du statut de l’exposant (artisan, producteur, association) et éventuellement du type de produit. Des dispositions particulières peuvent être prises en concertation avec l’exposant et l’Association.

L'inscription en ligne

Elle se fera à partir du lien envoyé dans le mail. Votre participation financière pourra se faire directement en ligne (CB) ou par virement bancaire (notre RIB sera indiqué au moment du paiement). Celle-ci sera effective qu’à réception de votre participation financière.
Votre inscription doit se faire dans la limite de sa validité, précisé sur le mail. Au-delà de cette date, votre emplacement peut être proposé à un autre exposant.

Choix des exposants

Généralement, tout artisan et producteur, possédant un numéro de SIRET et une assurance à jour peut postuler pour un ou plusieurs évènements. La participation se fait obligatoirement sur deux jours.
L’idéal est de faire sa demande en début d’année, non pas dans un principe de « premier arrivé, premier servi », mais pour figurer sur nos listes qui nous permettrons par la suite de faire les sélections.
Toutefois, il est toujours possible de postuler en cours d’année, voir un mois avant l’évènement, car nous gardons toujours quelques places pour des produits que nous n’aurions pas ou faisant preuve d’originalité.
Dans la mesure du possible, nous veillons à faire « tourner » les exposants, d’où nos listes d’attentes. Aussi un refus, peut s’accompagner d’une proposition sur un autre évènement, car plus en adéquation avec le thème ou parce que ce type de produit n’y est pas présent.
Il est certain, qu’un produit, de qualité, nouveau sur la région et pratiquement unique, sera sélectionné.
A même produit, nous choisirons les artisans et producteurs locaux ou habitant dans la région.

Conditions techniques

L’emplacement en intérieur est d’une taille standard de 3m avec une table de 2m40x0m90 et la possibilité d’accrocher au mur par cimaises.
Sous barnum, la surface est de 3x3m avec une table de 2m40 ou 1m80 (la possibilité pour vous d’apporter une autre table).
Vous pouvez disposer d’un branchement électrique. Vos luminaires doivent être en LED. Votre stand doit être adapté au thème de l’évènement. La table doit être recouverte d’une nappe descendant jusqu’au sol.
Vous ne pouvez exposer que le ou les produits validés à l’inscription.
L’installation de votre stand peut se faire le vendredi à partir de 14h et le samedi de 8h à 10h, vous aurez la possibilité de choisir durant l’inscription. Vous pouvez accéder avec votre véhicule dans la cour, à proximité des stands et des communs.
Le Domaine étant gardienné, il n’y a pas besoin de ranger son matériel le samedi soir. Votre véhicule ne peut stationner à côté de votre stand, mais sur le parking exposants à une centaine de mètres.

Gestion des déchets et poubelles

Dans une démarche éco-géré, le Domaine ne dispose pas de capacité au traitement des déchets. Aussi, il est demandé à chaque participant de repartir avec ses différents déchets comme les cartons, tissus, moquette, bouteilles, plastics… Seul les déchets alimentaires seront repris par le Domaine.

Comment postuler

Une demande de participation doit se faire impérativement par écrit : par l’intermédiaire du site internet.
Elle doit comporter une description précise du ou des produits avec plusieurs photos, y compris en présentation sur un stand. Ainsi que la mention de vos coordonnées (mail, site internet, téléphone).
Une première réponse peut être faite par mail.

Conditions Générales de Vente

Conditions Générales d’Utilisation et de Vente (CGV)
“Les Amis du Domaine de Villarceaux”
Les Amis du Domaine de Villarceaux, est une association de loi 1901 fondée en 2008
au 13 rue du Clos de l’Isle 95710 à Chaussy et reconnue d’utilité publique en 2015.

Article 1 : RGPD (Règlement général sur la protection des données)

Le traitement n’est licite que si la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques.

Est considéré comme « consentement » de la personne concernée, toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement.

Les données personnelles doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (minimisation des données).

Elles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et ne sont pas traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités.

Le responsable du traitement est en mesure de démontrer que la personne concernée a donné son consentement au traitement de données à caractère personnel la concernant.

La personne concernée a le droit de retirer son consentement à tout moment. (…) La personne concernée en est informée avant de donner son consentement.

Il est aussi simple de retirer son consentement que de le donner.

Les données à caractère personnel doivent être traitées de façon à garantir une sécurité appropriée (…), y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, à l’aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées (intégrité et confidentialité).

  • La finalité des traitements : Les données personnelles ne sont utilisées que dans le cadre de cette association, et ne sera en aucun cas revendu à des tiers.
  • Les personnes pouvant accéder aux données personnelles : Seul le Conseil d’Administration (pour des questions administratifs) et vous ont accès à vos données personnelles.
  • Le type de données collectées : Les données personnelles collectées, sont :
    • Nom
    • Prénom
    • Adresse mail
    • Date de naissance (facultatif)
    • Sexe (facultatif)
    • Numéro de téléphone portable
    • Adresse postal (facultatif)
    • Photo (facultatif)
    • Site internet (facultatif)
  • Leur durée de conservation : L’association garde vos données personnelles que 2 ans à partir du moment que vous n’êtes plus adhérents de l’association ou exposant, ou selon votre souhait de supprimer vos données personnelles de notre logiciel AssoConnect.
  • L’existence du droit de demander l’accès aux données à caractère personnel, la rectification ou l’effacement de celles-ci : Vous pouvez à tout moment la suppression de vos données personnelles.
  • La procédure pour exercer son droit d’accès, de rectification et d’effacement : Envoyer un mail à l’association en spécifiant la suppression de vos données personnelles.

Article 2 : Droit à l’image

Dans le cadre de notre association, des photos ou vidéos de vous peuvent être utilisées en vue du promouvoir nos événements et activités.
Nous sollicitons donc votre autorisation. En acceptant les CGV, vous acceptez cette autorisation.

Article 3 : Exposants

Les évènements sont réservés aux artisans professionnels, détenteurs d’un des statuts conforment à la loi. Les organisateurs privilégieront les artisans confectionnant ou transformant leur produit.

Article 4 : Stands et déroulement

L’implantation des stands se fera principalement dans la cours des Communs du Manoir de Ninon dont le sol est recouvert de graviers. Un branchement électrique peut être mis à disposition dans les stands dont l’utilisation le nécessite. L’éclairage des stands n’est pas considéré comme indispensable, mais impose l’utilisation de LED. Ce branchement impose à l’exposant de venir avec une rallonge d’au moins 10m.
L’attribution du métrage et de l’emplacement tiendra compte des produits présentés. Chaque exposant est responsable de son stand durant les heures d’ouverture de l’évènement. En dehors de ces heures, la surveillance des installations est assurée par les organisateurs. Le réapprovisionnement du stand ne peut se faire qu’un dehors des heures d’ouverture au public.
L’installation et la décoration des stands sont laissées à l’initiative des exposants, aux seules conditions de respecter le thème de la manifestation, d’éviter les nuisances sonores et de ne pas gêner les autres exposants. Les organisateurs se réservent le droit d’intervenir concernant l’installation du stand et le matériel utilisé. La surface utilisée par chaque exposant devra correspondre à une utilisation normale de son activité comme dans d’autres marchés. Les demandes particulières de surface se font au cas par cas, en relation avec les organisateurs.
L’installation pourra se faire le vendredi à partir de 14h et le samedi de 8h à 10h.
Le démontage ne pourra pas se faire avant 18h ou plus tard suite à l’affluence des visiteurs.

Article 5 : Présence des exposants

Les exposants s’engagent à être présents sur leur stand durant les deux jours de l’évènement, aux heures d’ouverture au public. Les opérations préalables à la fermeture du stand ne pourront se faire avant 18h, ou avec l’accord des organisateurs.

Article 6 : Matériel

Les organisateurs fourniront au moins une table et des chaises et un raccord électrique suivant les besoins (se munir d’une rallonge d’au moins 10m et d’une multiprise).

Article 7 : Assurance

Il appartient aux exposants de s’assurer contre les risques liés à leur activité. Ils déclarent, par ailleurs, renoncer à tous recours contre les organisateurs et le Domaine de Villarceaux, en cas de vol ou de dégâts éventuels du matériel et des produits présentés.

Article 8 : Frais de participation / Désistement

En cas de désistement, moins de deux mois avant la manifestation, il n’y aura pas de remboursement des sommes versées. Dans les autres cas, une retenue de 50% sera faite.

Article 9 : Ventes

La vente de boissons chaudes (café et thé) est réservée exclusivement au stand de Villarceaux sous forme d’un Salon de thé, sauf accord avec les organisateurs.

Article 10 : Communication

L’exposant s’engage à afficher et distribuer les supports de l’évènement. Ils seront fournis par les organisateurs après demande sur le nombre souhaité.
Vous acceptez que l’association inscrive votre nom commercial ainsi que votre activité sur le site internet https://www.amisdevillarceaux.fr afin d’informer les futurs visiteurs.
Vos données personnelles ne seront en aucun cas revendues ou utilisées à des fins publicitaires.

Postuler à la saison 2020

Les événements proposés aux exposants

Le Patrimoine Gourmand

Les 19 & 20 septembre 2020

Venez rencontrer les artisans du goût de votre région à l’occasion d’un des plus grands rassemblements de producteurs du Vexin.

Ainsi que des incontournables comme :

  • La bière du Vexin, médaillée de nombreuses fois
  • L’huile Avernoise
  • Le jus de pomme du verger conservatoire de St Clair sur Epte

Les fromages de Normandie et de nombreuses créations artisanales.
Dans une ambiance de fête, vous pourrez déguster de nombreux produits et surtout vous restaurer sur place, avec les menus Bio du Gatinais et ceux du restaurant de la Bergerie de Villarceaux.
En parallèle de notre marché vous pourrez visiter le Domaine et le Manoir de Ninon.

Produits locaux, traditionnels et Bio :

  • Le pain du fournil de la Bergerie de Villarceaux avec le blé cultivé sur place.
  • Le pain de Patibio qui utilise le fournil du XVIème remis en fonction pour l’événement.
  • Nombreux produits en dégustations comme ceux de la pisciculture de Villette et des salaisons du Val du Sillet.
  • Les escargots de la ferme du Colimaçon.
  • Plusieurs types de restauration dont les spécialités :
    • Du Gâtinais.
    • La Bergerie de Villarceaux.

Produit sur le Domaine et à proximité, le miel sera mis à l’honneur, avec la présence de plusieurs apiculteurs qui ne manqueront pas de vous informer sur l’importance de l’abeille et de sa survie.

La Fête des Plantes

Le 16 mai 2020 à partir de 19h

Villarceaux, labellisé Jardin remarquable et certifié Espace Végétal Ecologique, accueille Horticulteurs, pépiniéristes, arboriculteurs, décorateurs de jardins, producteurs, sociétés horticoles et association de préservation de la flore et de la faune.
Ce grand marché aux plantes qui laisse aussi une large place aux artisans, propose une bourse aux graines et aux plantes, des conférences et diverses animations à destination des adultes et enfants.

Féerie de Noël

Le 12 & 13 décembre 2020 de 11h à 19h

Pour ces deux journées exceptionnelles, Villarceaux se pare de couleurs et de nombreuses décorations lumineuses, afin de faire découvrir aux petits comme aux grands la magie de Noël.
Contes, spectacles, chorales, ateliers créatifs, rencontre avec le Père Noël, stand bonbons, vous plongeront dans une ambiance festive, aux multiples senteurs.
Un traditionnel Marché de Noël proposera les produits de bouche indispensable en cette fin d’année, ainsi que les créations originales et de qualité de véritables artisans.
Un menu de Noël, traditionnel, cuisiné sur place et devant vous est proposé aux visiteurs (sur réservation) en plus d’une petite restauration et de gourmandises.
Dès la nuit tombée, vous assisterez aux illuminations de Noël qui s’accompagneront, le dimanche, par un feux d’artifice musical.